京王観光株式会社様の「eTransporter Collabo」導入事例

セキュアかつスマートに情報をキャッチボールできる「エリア」を確保。旅行の準備段階から顧客の安心を守る

宿泊施設や交通機関などの取引先と旅行客をつなぐ「情報エージェント」としての顔を持つ京王観光株式会社。
外部との双方向コミュニケーションが頻繁に行われることから、セキュリティ強化と業務効率化の両方を叶える、新たな情報共有手段を検討していた。
数あるサービスの中から同社が選んだのは、コラボ特化型オンラインストレージ「eTransporter Collabo」だ。
イベント運営やパンフレットの校正作業などの幅広い業務で活用しており、導入から約半年にして業務効率の改善を実感している。

導入前の課題と解決

導入イメージ

京王観光株式会社様は、eTransporter Collaboを自社、顧客と協業パートナー間でセキュアに情報をキャッチボールできる「プラットフォーム」として利用する。 プロジェクト（業務）毎にフォルダを作成し、それぞれにアクセスできるアカウントIDを発行することで顧客や協業パートナーは関係のないフォルダに アクセスができないためセキュアなキャッチボールが可能となっている。 こうした「プラットフォーム」を管理・運用することにより業務効率、情報の正確性を向上させている。

規約から名簿、結果速報まで、行事に関するあらゆる情報を1つに集約！多種多様な顧客・取引先との情報共有が劇的に改善

なりすましメールがお客様のもとへ。安心安全を守る方法を模索

京王観光がメール・ファクス以外の情報共有の方法を検討したのは、なりすましメールの被害に遭ったことがきっかけだ。同社では旅行者の個人情報をはじめとした機密情報を大量に扱うため、セキュアに情報を管理・共有できるオンラインストレージの導入が喫緊の課題だった。

当初はメール添付ファイルの自動暗号化も検討していた。しかし、海外顧客との取引には必須の英語切り替え機能がなく、カスタマイズ性にも難があった。暗号化したとしても添付ファイルで機密情報を送るのはセキュリティ上問題があるため、より安全に情報をやり取りできるオンラインストレージを導入することになった。

「当社は情報を最適にまとめてお客様に提案する『情報エージェント』なので、容量を気にせず、多数のお客様と情報をキャッチボールできるエリアが必要でした。また、インターフェイスが簡単で直感的に触れるシンプルな操作性も求めていました」と経営管理部業務改革・IT推進担当マネージャーの須藤雅人氏は語る。
AXLBIT株式会社（アクセルビット）が提供する「eTransporter Collabo（イートランスポーターコラボ）」は、須藤氏の希望が全て実現されるオンラインストレージだった。候補に挙がっていた製品の中で唯一操作画面に英文バージョンがあったこともあり、導入を決定した。

大会の試合結果をリアルタイムに確認するサイトとして活用

スポーツ大会の運営サポートやスポーツ連盟のWEBサイト制作・運営を行う同社は、試合結果の速報を確認するためのサイトとして、eTransporter Collaboを活用している。
26団体が参加するスポーツ大会では、球技・水泳・野球など多数の競技の試合が実施される。試合会場は日本各地に散らばっているため、他種目の試合結果を大会期間中に確認することが難しかった。
「eTransporter Collaboは、行事の進行状況を見るスペースとしても使っていました。スポーツ大会の参加者がeTransporter CollaboのIDとパスワードを入力するだけで、当社の添乗員がアップロードした試合結果をリアルタイムに知ることができます」（須藤氏）。

eTransporter Collaboに保管する資料は、試合結果の速報だけでなく、一定期間更新しない「連盟要項」や、年次ごとの「大会要項」など多種多様だったことから、フォルダツリー表示機能を駆使しているという。同社とやり取りをする窓口は、連盟の事務局、各団体をまとめる役員、種目をまとめる役員と複数名いることから、種目や年次ごとにフォルダを分け、常に情報が整理された状態にしておくことで、誰もが目的の資料をすぐに取り出せるようにしている。

パンフレット校正作業に関するやり取りが円滑に

同社では旅行パンフレットの校正作業にもeTransporter Collaboを導入した。以前は外部デザイナーとの校正データのやり取りをファクスやメールで行っていた。同社の営業担当が施設の案内や料金表などの情報を一字一句確認し、間違いがあれば原稿に赤字を入れてデザイナーに送るのだが、時には原稿の文字がにじみ、転記ミスが発生することも。作業効率も悪く、パンフレットの納品締め切り前は、残業せざるを得ないこともあったという。導入後は、デザイナーとのやり取りがeTransporter Collabo上で完結している。
「校正の正確性が高まったと感じております。加えて、時間短縮になっています。パンフレットの校正を理由に残業せざるを得ないといった状況が回避され、働き方改革につながっているのではないでしょうか」と、須藤氏はeTransporter Collaboの効果を実感している。

また須藤氏は、eTransporter Collaboの賢い使い方を次のように披露した。
「クラウドは容量を気にせず利用できる反面、データが蓄積されすぎてしまい、どこに何があるのか誰も分からない状態になりやすい。そこで当社では、資料ごとに保存期間を設定し、不必要なデータは自動的に削除されるようにしています」
新たなシステムを導入したことで、システム担当者の業務が増えるのはできる限り避けたい。 eTransporter Collaboなら、工夫次第で管理の負担を軽減することもできる。

情報エージェントとして、さらなる安心安全な情報管理を目指す

今後は 、語学研修旅行のサポートにもeTransporter Collaboを活用する予定だ。 同社は語学研修を行う学校・団体を多数抱えており、参加者数も1団体あたり数十名～数百名と多い。海外に行くとなれば学生の名前や緊急連絡先だけでなく、パスポートやビザも必要になるため、契約者である学校法人担当者をはじめ、参加者や保護者のほか、協業するビザサポート業者などのサプライヤー各社と、大量の個人情報をやり取りすることも。eTransporter Collaboなら、IDとパスワードさえ発行すれば、関係者がそれぞれ必要なデータを格納・確認できるため、情報に間違いがない。データの複製、修正、アップロードによる情報収集といった業務をより確実に遂行できる。さらにデータアクセス期限を設定すれば、個人情報管理が万全になるため、情報漏えいリスクが軽減され、安心感のある事業フローの構築が可能になる。 最後に、情報の扱いを見直す重要性を須藤氏は語った。 「情報共有が当たり前になっているからこそ、情報管理に関するトラブルが発生しないよう、リスク対策が必要です。当社は、eTransporter Collaboを導入したことで、お客様の旅行・イベントの準備段階から、安心安全に情報交換する入り口を用意できました」 eTransporter Collaboで情報流出対策と業務効率化を同時に叶えた同社。旅行・イベントの準備段階から顧客の安心安全を守る観光会社として、「信頼のトップブランド」を目指す。